Continued……..

2 Uraian Pekerjaan (Job description) & uraian Jabatan (Job Position)
Kedua hal ini dapat diketahui berdasarkan informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional. Sedangkan uraian jabatan biasa digunakan untuk tenaga kerja manajerial.
Dalam uraian pekerjaan harus memuat
1. Identifikasi pekerjaan/jabatan
2. Hubungan tugas dengan tanggung jawab
3. Standar wewenang dan pekerjaan
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas
5. Ringkasan pekerjaan/jabatan
6. Penjelasan terhadap jabatan di bawah dan diatasnya.
3 Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan disusun bedasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik,pendidikan, pengalaman, dll. Singkatnya spesifikasi pekerjaan adalah persyaratan kualitas minimum orang yang bias diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik dan kompeten.
3.1 Contoh Spesifikasi Pekerjaan
MASKENTIR GROUP Inc.
Spesifikasi Pekerjaan
Nama jabatan  : Kepala bagian desain development
Kode Jabatan  : DD-01
Tanggal   : 11 Februari 2009
Penyusun  : DR.Gabriel S,MBA
Departemen  : Inovasi desain
1. Pendidikan   : Seni rupa desain, menguasai corel draw & photoshop CS 3 (diutamakan yang sudah ikut ujian sertifikasi)
2. Pengalaman  : 2 tahun bekerja di bidang yang sama/berkaitan atau fresh graduate
3. Persyaratan fisik  : Sehat jasmani dan rohani, dan siap untuk melaksanakan tugas lapangan
4. Persyaratan mental  :Jujur,kreatif,inovatif, mampu bekerja sama dan bekerja dengan gembira
5. Supervisi   : Rentang kendali 3-8 orang lulusan SMK desain mampu berkomunikasi efektif baik lisan atau tulisan.
6. Kondisi kerja  : baik, sejuk, berbaur dengan karyawan lain dalam ruang ber-AC berpakaian rapi & sopan namun santai.
4 Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil risiko serta besarnya gaji untuk jabatan tersebut.
Semakin besar tanggung jawab dan risiko pekerjaan, semakin besar pula gajinya. Pemberian nama jabatan yang tepat dapat memberikan kebanggaan dan status pejabat tersebut.

Penggunaan Analisis Pekerjaan

1.2 Penggunaan informasi Analisis Pekerjaan
1.2.1 Perekrutan & Seleksi

Analisis pekerjaan memberikan informasi kepada karyawan tentang uraian pekerjaan & syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan tersebut.

1.2.2 Kompensasi

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) mengenai orang yang akan menududuki suatu jabatan sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya (besarnya kompensasi).

1.2.3 Evaluasi Jabatan

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan,besar/kecilnya risiko,sulit/mudahnya mendapatkan personil sehingga ikut mempengaruhi perusahaan dalam menetapkan gajinya.

1.2.4 Penilaian prestasi kerja

Untuk membandingkan antara prestasi actual pegawai dan prestasi yang diharapkan perusahan terhadapnya.

ANALISIS PEKERJAAN & LANGKAH2NYA

1.1 Analisis Pekerjaan
Adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuannya tercapai. Analisis pekerjaan perlu dilakukan agar :
1. Dapat mendesain organisasi & menetapkan uraian pekerjaan
2. Spesifikasi pekerjaan
3. Menentukan evaluasi pekerjaan
Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study). Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus ada dalam perusahaan agar tujuannya tercapai, sedangkan studi gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efektif & effisien demi tercapainya tujuan organisasi/perusahaan tersebut.
1.1.1 Langkah-Langkah Analisis Pekerjaan
a. Menentukan pengguna hasil informasi analisis pekerjaan. Artinya penganalisis harus tau, informasi ini nantinya untuk siapa. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang dikumpulkan dan metode pengumpulan datanya.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi. Hal ini seperti data bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
c. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis, artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis.Tujuannya untuk menghemat biaya dan effisiensi waktu.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, mengadakan analisis pekerjaan secara actual menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan,perilaku karyawan,kondisi kerja dsb
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi tersebut hendaknya diversivikasi oleh pekerja yang akan melakukan pekerjaan itu.
f. Menyusun uraian dan spesifikasi pekerjaan
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

PENGADAAN PEKERJAAN DALAM PERUSAHAAN

1 Pentingnya Pengadaan
Pengadaan adalah fungsi operasional pertama dalam MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia). Pengadaan karyawan merupakan masalah penting,sulit, dan kompleks.Tujuan akhir dari pengadaan ini adalah mencapai right man on the right place.
Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa. Apa berarti kita harus menentukan pekerjaan-pekerjaan berdasarkan uraian pekerjaan (job decription).Siapa artinya mencari orang-orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaan yang ada (job specification).
Pengadaan karyawan ini harus mendapat perhatian serius serta didasarkan pada:
1. Analisis pekerjaan (job analysis)
2. Uraian pekerjaan (job description)
3. Spesifikasi pekerjaan (job specification)
4. Persyaratan pekerjaan (job requirement)
5. Evaluasi pekerjaan (job evaluation)
6. Pengayaan pekerjaan (job enrichment)
7. Perluasan pekerjaan (job enlargement)
8. Penyederhanaan pekerjaan (work simplification)